Виды встреч
- беседа (болтовня с коллегами на кухне или в курилке)
- мозговой штурм (генерация идей путём коллективного обсуждения проблем со свободным выдвижением вариантов решений)
- проектное/командное совещание (тематическое обсуждение ответственными сотрудниками)
- собрание отдела деловая встреча (с поставщиками или клиентами)
- заседание (собрание правления, протокольная встреча совета директоров)
- ежегодное собрание (брит. AGM) (обсуждение акционерами годового отчёта компании)
- внеочередное общее собрание (EGM) (срочное собрание акционеров для обсуждения важных изменений – сообщения об убытках, предстоящего слияния и т. п.)
Глоссарий собраний
to circulate an agenda – раздавать повестку дня
a productive meeting – плодотворная встреча
a complete waste of time – пустая болтовня
a useful discussion – полезное обсуждение
to cover a lot of ground – затрагивать широкий круг вопросов
a timekeeper – протоколист
to take the minutes – протоколировать
an action point – согласованное решение
to allocate time – посвящать время
to make one’s point – выдвигать и обосновывать своё мнение
to run out of time – выбиваться из графика
to go over what’s been said – подытожить сказанное
both sides of the argument – обе спорящие стороны
to sum sth up – обобщать что-либо
to let sb know one’s decision – сообщать кому-либо своё решение
to bring a meeting to a close – завершать собрание
Завершение встречи
По результатам официальной встречи участникам раздают её протокол, особенно с пунктами ответственности конкретных исполнителей. Впоследствии на итоговом совещании председатель просит зачитать протокол для общего согласия с точностью отчёта, рассматривает недообсужденные пункты и проверяет исполнение решений.
Unless anyone has anything else to add… – Если ни у кого нет дополнений…
I think we’ve covered everything – Пожалуй, мы всё обсудили
So we’ve decided… – Итак, мы постановили…
I think we can close the meeting now – На этом и завершим наше совещание
That’s it. The next meeting will be… – На этом всё. Следующее совещание будет…
Протокол
Вместо стенограммных протоколов удобнее составлять мини-отчёты по согласованным пунктам. Они служат пониманию и исполнению участниками принятых решений. В протоколах о встрече указывают её тему, дату, место и участников. По каждому пункту повестки расписывают решение (согласовано / не согласовано), причину и действие (инициалы ответственного исполнителя с крайним сроком). Вместо повествовательных абзацев для краткости результаты оформляют таблицей. Внизу отчёта иногда предваряют следующую встречу.
Пример отчёта
Subject: New Office Equipment
Date: 19 April 2000
Venue: Shaw House, Room 23M
Participants: JS, KG, EdeG, CBM, DG
|
Agenda Item |
Decision |
Reason |
Action |
|
1. New chairs |
Agreed |
Staff have back problems |
JS to buy by 15/5 |
|
2. Take out walls |
Not agreed |
Difficult to work – too much noise from colleagues |
– |
Деловая переписка на английском языке
