Сегодня почти вся деловая переписка ведётся цифровыми сообщениями по электронной почте. Электронные письма короче и теплее бумажных и по тону близки языку телефонирования. В отличие от всегда формальных деловых писем, деловые сообщения обычно стилистически нейтральны. Они также позволяют мгновенно обмениваться документацией в виде оцифрованных или распознанных приложений. Формальные же сообщения годятся для делового знакомства.
Технически э-почта – обмен цифровыми сообщениями между адресами вида [пользователь]@[интернет-провайдер].[домен]. Домен – сокращение страны или организационного типа (обычно com).
Типы организаций
Англоговорящие (особенно американские) предприятия имеют профильные домены. Адрес [email protected] будет означать, что его пользователь, г-н Бифф, работает на матфаке Торонтского университета.
| com | корпорация |
| edu | образовательное учреждение |
| gov | правительственный орган |
| mil | военное ведомство |
| net | интернет-компания |
| org | организация |
Шапка э-почты
Деловые сообщения начинаются со статистики: to (получатель), from (отправитель) и иногда cc (копии). Скрытые копии обозначаются как bcc. Главное – subject (тема) как заголовок письма. Она должна точно описывать содержание. Срочные сообщения можно помечать красным флажком.
Э-почтовое вступление
Деловые сообщения начинаются с Dear… и заканчиваются Best wishes или (Best) regards. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит… Суть следует излагать в первом абзаце.
Примеры формального вступления:
| Following our meeting / phone conversation, … | В продолжение нашей встречи/переговора, … |
| With reference to … | Со ссылкой на … |
| Regarding our … | Относительно … |
| I’m writing to confirm … | Пишу подтвердить … |
Тезисы часто излагают порядковым списком, а подробности прилагают.
Э-почтовое завершение
Примеры формальных завершений:
| For additional information, please … | За подробностями, пожалуйста, … |
| We look forward to doing business with you | Будем рады сотрудничеству с вами |
Деловые сообщения тоже содержат блоки подписи (имя, должность, телефон, факс, адрес), но чаще ограничиваются лишь указанием автора. Лишним будет и повторять уже автоматически присваеваемый электронный адрес.
Сокращения, используемы в электронных письмах
| AAMOF | As A Matter Of Fact | в сущности |
| AFAIK | As far as I know | насколько я знаю |
| BTW | By The Way | кстати |
| CU | see you | увидимся |
| F2F | face to face | наедине |
| FOAF | Friend of a Friend | из третьих рук |
| FYA | For Your Amusement | к вашей радости |
| FYI | For Your Information | к вашему сведению |
| HSIK | How Should I Know? | понятия не имею |
| IMO | In My Opinion | по моему мнению |
| IMHO | In My Humble (Honest) Opinion | по моему скромному мнению |
| IOW | In Other Words | иными словами |
| IWBNI | It Would Be Nice If | хорошо бы |
| KIS | Keep It Simple | говори проще |
| NRN | No Reply Needed | ответ необязателен |
| OS | Operating system | операционная система |
| OTL | Over The Line | сверх положенного |
| OTOH | On The Other Hand | с другой стороны |
| R | Received | получено |
| TFS | Thanks For Sharing | спасибо за ссылку |
| TIA | Thanks in Advance | заранее благодарен |
| WOBTAM | Waste of Bloody Time and Money | потеря времени и денег |
| WRT | With Respect To | с уважением к |
Сетевой этикет
- Не печатать всё заглавными – а то подумают, что вы кричите.
- Не выражаться – это материальный носитель.
- Не растекаться мыслью по древу – писать по существу.
- Предупреждать получателя о прилагаемых больших файлах.
- В ответах не цитировать всю предыдущую переписку – удалить лишнее.
- При перенаправлении сообщений вверху писать имеющиеся соображения.
- Не удлинять предложения и абзацы – для облегчения чтения.
- Не злоупотреблять сокращениями, рожицами и просторечием – не все такие продвинутые.
- Пользоваться орфопроверкой или проверять у знатока.
- Перед отправкой письма вычитывать – для ясности и сжатости.
Переписка на английском языке
